【IT168 实用技巧】在日常使用EXCEL的过程中，我们经常做一些重复性的、复杂的数据输入操作，这些重复性的操作会造成你的输入效率的降低，有时也会经常出现输入错误的情况。同时还有一些类似数据的重复输入，也会造成大量的时间浪费，甚至出现错误的结果。下面我结合自己的长期使用经验，向大家介绍一些提高编辑效率和减少差错出现的小技巧。与大家共享并进行交流。
一、快速输入相同的数据
有时我们经常要输入一些相同的数据，如果采用编辑栏多次输入的话会造成大量的时间浪费，甚至会出现输入错误的情况。EXCEL提供了填充、复制等功能可以解决这些问题。
1、运用填充功能
方法：
（1）首先在一个单元格输入需要重复输入的数据。如图1所示。
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| 图1 |
(2)然后选择编辑菜单的填充功能，并根据你自己的需要选择填充的方向（向上、向下、向左、向右等）。注意：在执行填充方向之前首先要选择好填充的单元格，然后再执行相应的填充方向。如图2、3所示为向右填充三个单元格的步骤及结果。
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| 图2 |
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| 图3 |
2、运用快捷键。
方法1：
把鼠标放在已输入单元格的右下方变成黑十字，按住鼠标左键不放，把鼠标拖动到需要填充的区域单元格，松开鼠标左键。过程及结果如图4、5所示。
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| 图4 |
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| 图5 |
方法2：
选定要填充的单元格区域，然后在左上角单元格输入要填充的数据，然后执行CTRL+ENTER快捷键。过程及结果如图6、7所示。
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| 图6 |
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| 图7 |
3、运用选择列表法
方法：
（1）在一列已输入数据单元格的下一单元格，按右键，选择[选择列表]功能，出现本列连续输入的所有数据，选择你想重复输入的那一行的数据。执行过程及结果如图8、9所示。
注意：本方法只对同一列重复数据输入有效。并且上述数据是字符型数据和连续性的才有效。
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| 图8 |
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| 图9 |
4、运用序列法
方法：
（1）首先在一个单元格输入要重复输入的数据，然后选定要填充的行或列区域；
（2）选择编辑菜单的填充功能中的序列方法，再选择是列或行填充，再选择自动填充。
执行过程及结果如图10、11所示。
注意：本方法同时只能填充一行或列，不能填充多行多列的区域。
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| 图10 |
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| 图11 |
二、快速输入有规律的数据
有时我们输入一些数据是有一定的规律的同时数据量又很大，比如输入1、2、3、4…..等数字；输入1、3、5、7等数字；输入A1、A2、A3…等符号；如果每次都一个一个输入，输入的效率会很低，同时也会出错。
1、对连续性的数据采用序列或快捷键等方法
（1）序列法
方法：
首先输入开始的数字，然后选择编辑菜单填充功能中的序列方法。在序列中选择有关属性。比如在一行输入10、11、12…..20等连续数据。执行过程及结果如图12、所示。
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| 图12 |
（2）快捷键方法
方法：
首先一个单元格输入开始的数据，然后把鼠标放到此单元格右下角，使其变成黑十字，按鼠标左键不放，然后按住CTRL键，一直拖到要填充的最后一个单元格为止，执行过程如图13所示。执行结果略。
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| 图13 |
2、对等差或等比型数据可以用序列法和快键法（只适用于等差）。
（1）序列法
基本方法同上述的序列法，故略。
（2）快键法（只适用于等差）
方法：
首先在单元格中输入等差数据的前两个数据，然后选定这两个单元格，把鼠标放到最后一单元格的右下角，使鼠标变成黑十字，然后按着鼠标左键不放拖动到需要输入等差数据的最后一个单元格，松下鼠标。比如输入2、4、6…10，执行过程及结果如图14、15所示。
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| 图14 |
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| 图15 |
3、对字符带下标的连续性数据的输入，可以采用快捷键法。
方法：
在一单元格输入每一个带下标的连续性数据，然后把鼠标放在此单元格右下角，按住鼠标左键不放，拖动左键到需要输入数据的最后一个单元格（可以是一行或一列），松下鼠标。执行过程及结果如图16、17所示。
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| 图16 |
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| 图17 |
三、快速输入无规律的数据
有时一些数据没有一定的规律或者是有一定的规律，但EXCEL不能识别。比如一个班级的所有学生名单，如果每次都按照一定的顺序依次输入这些大量数据，输入的时间与出错的可能会非常大，这时我可以采用EXCEL中的自定义序列来实现，一次定义无限次使用，只要输入此序列中的任何一个数据，通过上下左右填充就可以实现所有数据的输入。
自定义序列的操作方法（以学生名单为例）：
1、选择工具菜单中的选项功能、选择自定义序列选项卡，结果如图18所示。
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| 图18 |
2、在输入序列框中添加所有学生的名单，（注意一行只能输入一个数据，不然会认为是一个数据）如图19所示。
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| 图19 |
3、点击添加按钮，自定义序列就自动进入了自定义序列框。结果如图20所示.。
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| 图20 |
4、这样自定义序列就设计成功了，然后在EXCEL工作表中输入此序列的任意一数据，然后通过填充就可以实现所有学生名单的自动生成。比如输入李晓航，然后上下左右填充就会出现如图21的结果。
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| 图21 |
备注：上述的自定义序列数据的添加也可以先在工作表中输入所有的学生名单，然后通过从单元格导入序列来实现自定义序列的添加。（注意，单元格的数据只能一列，不能是一行）。
方法如下：
1、首先在工作表的一列输入自定义序列的所有内容（图略）
2、选择选项菜单，选择自定义选项卡，然后点击浏览按钮，导入工作表中的序列数据，结果如图22所示。
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| 图22 |
3、然后在自定义选项卡里点击导入及可。如图23所示。
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| 图23 |
总结：
通过以上提高数据输入效率的方法，可以使你减少许多输入数据的劳累，同时也可以极大地提高数据输入的正确性。在你实际应用EXCEL的过程中，你可以结合自己的实际需要采用不同的技巧及方法，这样可以会使达到事半功倍的效果。
