【IT168 实用技巧】Excel 2007的全新界面曾让很多朋友望而却步，也确实给很多朋友带来了学习上的困难，不过它也提供了很多重大的改进来鼓励用户升级到这个新办公软件。每个人经过一段时间的使用都可以发现很多技巧让我们更好的使用Excel 2007，以下是我总结的十大技巧，供大家参考。

    1、让Ribbon界面更好的为你工作

    重新设计的Office 2007包含了一些全新的界面元素，旨在让用户可以更轻松的发现需要的功能，以及更有效的执行任务。这些新元素中最值得注意的亮点就是Ribbon界面，它提供了面向任务的标签，可以很方便的执行任务，而不是和以前一样需要用户从深深隐藏在层层菜单中去查找自己需要的功能。

图1 更方便的执行所需任务（点击看大图）

    对于有些用户来说，这无疑是一个非常方便的改进，但是对于有些朋友来说则难于接受这种改变。

    在Excel 2007中少了Vista中所特有的经典模式，在其他使用Ribbon界面的Office软件中也是如此，从这一点上我们可以得到以下两个结论之一：

    ·微软对Ribbon用户界面如此自信，它不认为会有用户怀念过去的界面风格。

    ·微软对Ribbon用户界面如此紧张，以致于它不敢给用户使用老界面风格的机会。

    无论你得出的是哪一个结论，许多用户现在发现掌握新界面风格是一个头痛的事情。不过不要过于担心，有一些方法可以帮助你缓解微软的这种设计上的“遗忘角落”。

    首先，微软提供了一个Excel 2003和Excel 2007常用功能对比查找指南，你可以通过它来迅速的完成从Excel 2003到2007的过渡。通过这个方便的工具，你可以在Excel 2003的老风格界面中点击一个功能，然后会看到一个提示来说明在Ribbon界面中相应的功能的位置。（不过这是一个英文界面哦）

图2 微软提供的让你从Excel 2003过渡到2007的工具（点击看大图）

    要想在Excel 2007中得到某些功能的帮助，点击帮助按钮，然后在弹出的搜索框中输入相应的关键词。

    如果你对Ribbon界面已经非常厌烦，那么你还可以通过安装插件让你的Excel 2007具有Excel 2003的界面，具体请参考：追溯怀旧 Office2007经典菜单打造。

    2、使用样式和主题来创建一致、吸引人的格式

    使用样式一直是规范化Office文档的最智能的方法，因为它们让你不用必须重新为每一个标题和表格指定格式。不过，在老版本的Excel中，对普通用户来说，这个功能并不是非常简单易用。但是现在这种情况发生了改变。Excel 2007提供了几种样式，包括单元格样式、表格样式、图表样式和数据透视表样式。

    单元风格提供了快速的方法来强调“好”、“坏”和“中等”的值。

图3 单元格样式（点击看大图）

    另外，Excel 2007还可以根据当前焦点所在的部分来自动显示相应样式。当表格、图表和数据透视表被选中的时候，就会相应的出现表样式、图表样式和透视表样式，你只需在功能区窗口中选择即可。

图4 图表样式（点击看大图）

    因为样式是与主题具有关联关系的，而所有的Office应用程序是共享相同的主题设置的，这样它们可以帮助用户创建风格一致的样式，这对于企业用户来说是一个非常有用的功能。

图5 设置主题（点击看大图）

    3、创建更大容量、更强大的工作表

    在Excel中的老工作表可以容纳65536行、256列（16,777,216个单元格）的数据，对于一般应用来说这个容量已经足够大了。不过，在Excel 2007中，这个数字已经激增至1048576行、16384列（多达17179869184个单元格）。如果你从大型企业数据库中导入数据，你可能会发现这种大容量的价值所在。

    或许你会说，你没有这么大的需求，不过还有一些其他的改进让你体验到它的强大。以下列举其中一些：当进行排序的时候，你不再被限制为使用三个字段，你可以指定到多达64个；

图6 更多的排序字段（点击看大图）

    另外，现在你可以填充多达10000个字符到一个公式中，这比以前是十倍的增加，而且你的函数不再受限于30个参数，新的限制是255个。公式嵌套的级别不再限制在7级内，新的限制是64级。

    4、妙用Excel 2007的新条件格式功能

    通过使用单元格样式，你可以静态的对单元格数据标记好或差。通过条件格式，你可以实现动态的来指定这些值。举个例子来说，只有在开支数字超过相关的预算的时候，它就变为红色。

图7 动态标记单元格（点击看大图）

    在Excel 2007中，条件格式功能是非常容易而且可以应用到多种应用中的。不用编写公式，你就可以完成更多的工作。举个例子来说，只需点击菜单，就可以让你对一些诸如“值最大的10项”或“高于平均值”的情况加标志突出显示。

    而且它还有一些漂亮的新显示选项。举个例子来说，对于数据列，你可以设置在单元格中显示渐变的数据柱状图来直观的看到数字的大小。

    通过颜色变化，你能够创建“热”视图，例如红色代表高数字，绿色代表比较低的数字。通过图标设置，你可以对数值标记为交通指示灯、箭头和其他容易识别的符号。

    5、将范围（ranges）转化为表格

    在Excel 2007中引入一个处理数据表的新概念，称作“表”。“表”是一系列包含相关数据的行和列。

    在一个工作表中，选择要中选择要转换为表的数据区域，按下CTRL+T，将会把这个区域变成一个表格。表比普通的区域具有几大优势。

    ·可以通过选择“表样式”中已经预设好的格式来导速对表区域进行格式，也可以自定义表样式来格式化表区域，还可以通过“表样式选项”对标题行、汇总行、第一列、最后一列等进行设置。

图8 对表设置样式（点击看大图）

    ·表格可以随着你的数据的增长而智能扩展。增加一行或一列，所有的格式和公式支持新数据。从表格创建的图表也将自动扩展。

    ·针对表元素进行计算时，可以使用结构化应用，根据表单元格的栏目标题或行位置来识别它们。

    ·你可以打开或关闭一个汇总行，显示求和、平均值和其他一些汇总计算。

    6、让你公式自动完成功能帮助你创建函数

    在Excel 2007中，当你在单元格中打入一个“=”号并输入一个字母后，它将显示所有以这个字母开始的函数。

图9 智能显示函数（点击看大图）

    再键入一个字母，所列出的函数列表范围会变小。

    从列表中选择一个函数后，会出现一个小提示来描述被选中的函数。当你输入左括弧后，这个提示会变为列举这个函数的参数。

图10 显示函数参数（点击看大图）

    在以前宏程序员在使用VBA函数的时候可以得到这种帮助；现在普通的电子表格操作者也可以享受同样的帮助了。

    7、更少点击 创建更漂亮的图表

    对于图表制作者来说，Ribbon很明显是一个很不错的改进。当你选择了一个数据区域或选中一个区域内的一个单个单元格后，点击插入标签，主要的图表类型就会作为单独的图表出现在命令区中。

图11 从命令区中选择相应图表（点击看大图）

    点击这些主要类型中的一个，例如柱形图或饼图，会出现这种类型下的一些子类型。

图12 柱形图子类型（点击看大图）

    一旦你已经在工作表中插入你的图表，会出现三个新的Ribbon标签，让你可以简单的直接访问几乎所有你需要的格式功能。如果你还是想使用格式对话框，也是可以的，不过可能要多花费一些没有必要浪费的时间。

    在Excel 2007中没有增加新的图表类型，这一点微软让很多用户感到失望。不过老的图表类型具有一些新的外观，会让你大饱眼福。举个例子来说，在格式标签中，你会发现很多形状效果，可以让你装扮你的图表，例如软化边缘、阴影等。

图13 形状效果（点击看大图）

    8、发现新的筛选方式

    在Excel中的筛选功能中最酷的改变可能是它们可以识别包含在一列中的数据类型，并提供适合这种数据类型的选项。

    举个例子来说，如果针对一个数字列进行筛选，其选项包括诸如“10个最大值”、超过平均值、低于平均值之类。

图14 数字列的筛选选项（点击看大图）

    对于文本，你可以使用“从什么开始”、“以什么结束”或“包含什么”。而对于日期，你可以得到更多只能的过滤选项：明天、今天、昨天、下周、上周等等。

    第二个最酷的改变是，你可以通过一些离散的值来筛选一列，如果你的列中包含“东”、“南”、“西”、“北”，那么你可以使用复选框来限制显示包含“南”和“北”的行。虽然这是一些看似很简单的功能，但是在Excel 2003中却没有简单的方法来实现。

    9、让你的数据透视表更易读

    在每一个新版的Excel中，微软都对其数据透视表功能进行了改进，以使这个非常有用的功能使用起来不再那么麻烦。

    通过数据透视表视图，可以迅速重新定位数据以便帮助您回答多个问题。由于 Office Excel 2007 将帮助您更加方便地创建和使用数据透视表视图，因此您可以更快地找到所需答案。

    你可以通过一个全新的窗格来编辑所要汇总的数据区域，轻松改变透视表的结构和样式。另外，数据透视表视图中还包含了展开和折叠数据信息的选项，它使我们可以更清楚地查看到更多的细节。

图15 更易用的数据透视表（点击看大图）

    10、使用布局视图减少布局混乱

    Excel 2007包含了一个新的视图选项，在你工作的时候显示页面边界，点击视图标签中的页面布局。

图16 使用布局视图（点击看大图）

    这实际上是一个增强版的分页符预览模式，该模式在以前版本中都有。两者的根本上的区别是，页面布局视图是完全支持函数和交互的。也就是说，你可以在其中创建你的工作表单。在老硬件中，你可能会发现一点性能上的下降，假若你用这种方式的话。