【IT168 应用】在同一家企业或者组织内部，出于各种工作的需要，总有大量的文档资料在成员之间进行分享。最原始的方式是通过电子邮件附件或者U盘传递，并保存在每个成员的电脑硬盘里。但是这些方式面临最大的问题就是，通过分发到各人电脑硬盘里的文档就没法实时保持在最新的状态，一旦文档资料的内容发生了变更，就只能再发送新的邮件或者重新拷贝，既麻烦，又可能导致遗漏的情况发生。

　　在互联网时代，通过在线储存文档的方式，已经成为了现代企业分享和管理各类文档的首选方式。通过在线分享，文档可以直接让各个成员随时查阅，而且随着管理者的更新，文档将随时处于最新的状态。

　　百会文件(Baihui Docs)正是一款文档在储存、分享和管理工具，除了能够在线储存各种格式的文件之外，百会文件还通过与百会在线Office工具的集成，实现doc、xls以及ppt等多种格式文档直接在线打开和编辑，哪怕成员的电脑没有安装传统Office软件也照常可以阅读文档。面向企业或者组织用户，百会文件更提供了包括文档评论和评级等各种群组功能，这为一个团队的公共文档分享和管理提供了极大的便利。

　　一览无余的主页

　　进入百会文件的主功能界面，首先看到的就是“主页”模块，通过仪表盘形式的视图，用户可以快速的查看整个文档中心的详细资料、储存空间使用情况、最近修改过的文档、最近的评论以及评价最高的文档等信息。

百会文件

　　层次清楚的文件夹系统

　　在百会文件的主界面的左侧，“我的文件夹”标签下是显示方式看起来感觉非常熟悉的文件夹排布，分为“我的文件夹”、“共享文档”和“回收站”三大部分。

文件夹

　　在“我的文件夹”下，用户可以自由地建立各级子目录，各个子目录的排列顺序从属关系可以通过拖拽的方式实现，符合用户的一般使用习惯。在文件夹名称上直接点击右键，弹出的菜单上包括“创建文件夹”、“重命名”和“删除”三个功能，也与Windows资源管理的操作方式类似，第一次使用百会文件的用户不需要特别的熟悉就能学会使用。

　　在“共享文档”中分为“共享给我”和“我的共享”两个目录，分别存放对应的内容，直接点击这里就可以方便地看到其他人共享给自己的各种文档，同时也能够随时查看自己有哪些文档正在处于共享状态。

　　所有删除的文档都会首先被放在“回收站”中，如果万一还需要找回来的时候，可以随时恢复。

　　操作直观的功能界面

　　主界面的左侧文件夹导航以及右侧的主功能界面，都通过标签化显示的方式，区分出了存放有各种不同属性的文档。文档显示界面的操作同时支持选中后点击功能按钮，以及直接在文档名称上右键点击弹出功能菜单这两种方式。最重要的三种功能“共享”、“发送邮件”和“下载”的按钮一目了然。同时，直接左键点击文档的名称，文档将直接在新的标签页下打开，如果用户对该文档有编辑权限的话，还可以直接在线编辑并保存。文档的直接在线浏览和编辑，是百会文件有别于其他在线储存工具的最大特色。

编辑区

　　在主界面的右上方的搜索框，提供了不同方式的搜索功能，可以只搜索文件的名称，也可以对文档的内容进行更为精准的检索，以保障搜索结果的准确无误。

搜索

　　在本地文档和在线文档同步方面，上传文档的按钮在主界面导航栏上非常显著的位置，上传方式分为“本地文件”和“批量上传”两种方式，在批量上传方式中，可以方便地在本地计算机上按照需求选择多个文件一次性上传到指定的在线文件夹中。

批量上传文档

　　协作导向的群组共享

　　文档管理的群组功能，是百会文件的另外一大特色，这个功能专门为企业或者组织机构设置。在群组中，文档是完全开放的，群组的每个成员都能够随时查看最新的文档资料。同时，百会文件还支持群组成员对文档发表评论或者进行评级，这种类似于SNS化的运用模式，正是在线应用发展的未来趋势之一。

协作评级

发表评论

　　易于回溯的版本管理

　　文档的在线管理还提供了另外一个重大的便利，就是文档的版本管理功能。在百会文件中的每个文档，通过查看其属性，均能看到其各个版本的不同情况，包括版本编号、大小、修改者、上传时间等内容，并且用户可以根据实际情况，下载不同的版本，这样就不会因为上传了新版本的文档后，老的文档内容就无法找回了。

文档管理

　　写在最后

　　在线文档储存，是企业进行在线办公的必然步骤。在线方式提供的最大便利在于，企业和组织的信息资源将不再受到终端的限制，在任何时间、任何地点使用任何终端设备，用户都能够访问到自己所需的文档资料，而群组共享功能更能便于各种资料的随时更新和发放。百会文件，正是企业文档分享及管理的利器。