电子文件是信息化时代经济社会发展的重要信息记录，加强电子文件管理是新时期国家管理的基础性工作。2009年，国家发布《电子文件管理暂行办法》，2012年国家电子文件管理部际联席会议决定，在江苏省等五省市开展国家电子文件管理试点工作。为了符合国家电子文件管理的有关要求，江苏省委办公厅在南京召开会议进行研究部署，要求优质高效地完成试点任务，加快推进省电子文件管理工作科学化、规范化、制度化。

　　北京海泰方圆科技有限公司(以下简称“海泰方圆”)于2013年4月中标江苏省电子文件试点项目建设，经过7个月的规划、实施、部署、改造及试运行，江苏省电子文件管理系统成功验收。由江苏省电子文件联席会、省委办公厅、省档案局、省委机要局等领导组成的专家验收组对海泰方圆承建的江苏省电子文件试点项目及安全加固项目进行了全面的验收考核。试点以完善的系统部署、规范的标准、完整的资料以及良好的运行效果满足全面的验收标准。验收组专家听取项目组的项目汇报，审阅相关评审材料，并观看实例演示后给予一致肯定和好评，同时建议项目组进一步充实、深化研究，充分利用试点工作成果进一步应用于更多业务系统中去。

　　在江苏省电子文件管理系统的建设过程中，各方资源结合了电子文件现代化的管理理念、国家有关规章制度及标准规范、先进的电子文件管理技术手段，形成了相关标准规范、技术产品、管理机制和理论成果，全面提升江苏省的电子文件管理水平，为国家推进通用类电子文件管理提供了示范。

　　根据江苏省电子文件建设要求，建设通用的、可供推广的电子文件管理系统，并在金坛市委办、太仓市委办等单位进行部署，通过与前端业务系统、后端电子文件长期保存系统的整合，实现通用、专用电子文件的全过程规范化管理，确保电子文件的完整性、可靠性、可用性和安全性，为电子文件凭证价值的发挥提供方法和技术保障，促进电子文件信息资产的共享利用，对国家组织制定的相关标准规范提出建设性意见，形成江苏省电子文件管理制度规范、实施办法，为全省进一步推行电子文件管理标准化和制度化工作积累经验。

　　目前，全国有五个省市级试点，国家“十二五”规划的文件早已经发布到全国各省市及自治区。虽然有些省市已经开始针对电子文件管理进行研发和应用，但并没有一套完整的系统规划体系。海泰方圆电子文件管理系统(HT-ERMS)是海泰方圆凭借十年安全优势，经过重重实战检验，自主研发、总结出的一套符合国家标准的电子文件管理系统规范体系，这为国家电子文件管理提供了有力的素材、丰富了国家电子文件管理的案例。

　　江苏省金坛市、太仓市部署了通过国家权威机构测试的ERMS系统，实现了电子文件形成办理、归档保存和有效利用的全生命周期一体化管理，对电子文件(电子档案)管理工作的推广具有广泛的借鉴意义。