谈到中小企业的信息化,笔者认为切忌求大求全,一定要从自身实际需求出发,分步发展。中小企业信息化可以从合同管理信息化入手,直接抓住这条核心脉络。企业老板会经常会问“我们还有多少合同应收款?我们还有多少合同应付款?”,财务老总会常关注“我们还有哪些合同还有款没收?哪些合同还未开发票?”,业务人员会关注“我一共产生多少业绩,哪些客户的款还没收回来,欠多少?”。这些经营信息如果不清晰,会给企业的经营决策带来诸多困难。

　　笔者通过对部分中小企业的调研发现,很多中小企业对合同的收付款管理做得不是很到位,企业无法明晰应收款应付款额度,一边是企业资金周转困难,一边是众多的应收款未及时收取,合同应收应付款的管理成为企业发展的一个障碍。笔者来到位于上海市的某家中型企业。当问及该企业的合同收付款管理时, 陈经理说:“我们公司这几年发展非常不错,各种业务往来也比较频繁,这可忙坏了我们的会计,财务部每个员工都以一当十,最后高层决定,启用合同管理软件……”

　　陈经理随即带笔者来到财务部,财务部员工小王介绍说:他们公司用的是百思合同管家(http://www.intelhome.cn),刚刚应用的时候,我们也不习惯,以前都是在EXCELL上简单记录合同信息,合同收付款数据都要在众多的原始财务单据中查找,非常困难;尤其是月底年底要汇总客户的应收应付款时候,那是难上加难,整个财务部全员加班到半夜才能弄完。用上合同管家后,所有信息一点鼠标就能立即完成,工作效率大大提高,老板要的数据马上能报出去!”小王还告诉记者,百思合同管家不仅能够提供收付款报表、统计分析、导出EXECL二次编辑报表、打印、输出等功能;还能够自动提示应收款警示信息,直接生成催款单;支持多次收付款管理;支持多次开具发票管理;还能进行合同扫描件的存档管理。看似简单的一个工具软件,实际包含了合同收付款管理、发票管理、合同档案管理等众多功能。

　　在笔者随后走访的另外几家公司中,企业方都表示亟需像百思合同管家这样有助于中小企业合同收付款管理的工具软件。的确,打造井井有条的合同收付款管理体系,不仅对企业自身的规范化管理有着良好的引导性,更能促进整个中小企业的良性发展与壮大!

　　百思合同管家(www.intelhome.cn)