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500程序员三年打磨 钉钉智能人事解HR管理难

2018-03-30 12:06    来源:厂商稿  作者: 厂商投稿 编辑: 宏伟

  阿里钉钉的一组地铁海报近日刷爆了朋友圈,画面上500位程序员穿着整齐划一的格子衬衫,并配上了有趣的文案突出传播点,这组海报想要传达的核心信息是“用钉钉=免费雇阿里500位高级工程师为你解决工作难题”,这次结合的最新功能是钉钉智能人事。

  钉钉智能人事系统集成了阿里巴巴在自研人事系统多年积累的优势,阿里巴巴人事系统先后花了3年时间,投入了500多人的团队进行不断优化和改进迭代,最终形成了成熟的版本, 所以钉钉智能人事系统背后其实站着的是阿里几百位工程师。

  

  钉钉智能人事结合企业真实场景与外部企业进行了长达9个月的共创打磨,精选关键内容推出了钉钉智能人事系统,首次免费与所有中国企业共享。目前市场上,传统的HR系统有两种付费模式,按使用年限收费和按照使用人数收费。以一家100-200人规模的企业为例,如果采购专业的HR人事系统,需要花费6万元左右,这是中小企业所不能负担的。而这次钉钉把阿里巴巴多年的积累全部共享了出来。

  3月初,钉钉智能人事正式对外全量免费提供,上线不到两周的时间,已经有几十万家企业开通了钉钉智能人事,“租葛亮”就是其中一家。

  租葛亮,为杭州租葛亮科技有限公司旗下品牌,主要为个人与企业用户提供一站式的数码设备租赁服务。租葛亮,长期专注于为企业用户提供办公设备租赁服务及一站式的办公设备租赁解决方案 ,帮助中小企业解决最现实的刚需问题,促进企业快速成长,为企业释放一大笔设备购置金。

  租葛亮成立于2017年年初,随着公司业务的发展,员工人数也迅速扩张到了一百多人,并且在深圳,成都,武汉等地开设了分部,人多了之后遇到的第一个难题便是如何高效地沟通和协同,还有管理上的难题。

  公司刚开始并没有找到有效的手段来解决,直到遇到钉钉。“创立之初,我们就意识到,员工之间的沟通协同,跨地域和部门的工作流程审批推进等效率问题是发展过程中需要解决首要问题,如果长期不改进习惯于缓慢的流程,我们就无法在瞬息万变的行业里存活下去,所以效率问题是一个生死存亡的问题。创立不久我们就全面开始上钉钉。” 杭州租葛亮科技有限公司人力资源总监熊鹿言介绍。

  

  杭州租葛亮科技有限公司人力资源总监熊鹿言

  作为最早加入到团队骨干成员,熊鹿言亲历了租葛亮的从无到有,再从几十人扩张到几百人的过程。公司在二十多人的时候可能还没有沟通和协同上的问题,超过一百人的时候,尤其涉及不同地点员工之间的沟通协同,传统的沟通方式就会严重影响效率。

  “比如,通过电脑发邮件的沟通方式,甚至通过纸质沟通。我们的业务员在外边扩展业务,和客户进行合同签订的时候,需要把合同邮寄到公司,公司财务,法务等部门盖章审核后再发回去,整个过程其实是很慢的。我们公司提供电脑、手机打印机服务器投影仪等一系列的办公设备租赁服务,主要是面向一些创业型公司,这些公司自然希望能够很快敲定合同,快速用上办公用品。” 杭州租葛亮科技有限公司人力资源总监熊鹿言介绍。“如果因为流程手续问题影响了进度,这显然是大家都不能接受的。现在用了钉钉之后,我们全部通过在线审批的方式来完成确认审核,在外地的业务员可以直接在钉钉审批上带上附件,发给审批流上财务,法务等部门,在线查看后便可审核通过。并且通过在线的方式,数据有沉淀,查看更方便。”

  

  租葛亮用钉钉沟通

  熊鹿言介绍,租葛亮现在所有的沟通聊天全部在钉钉上,最大的感受主要大幅度减少人力成本和沟通成本,让整个工作流程出错率大大降低。并且很多事情可以在线,多人协同去操作。传统方式很多都是纸质方式,只能单线操作,并且很容易出错。

  在公司的发展过程中,熊鹿言遇到的另一个难题是快速招到合适的人。“很长的一段时间里,公司的HR人员只有我自己,需要做员工的招聘、入职、转正、调岗、离职、薪酬、社保等一些列手续流程。” 熊鹿言表示。

  熊鹿言刚开始希望通过一些人事系统来完成人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、员工关系管理等模块的工作,但大部分软件只能满足其中一部分。

  熊鹿言介绍:“我需要使用不同软件平台切换,并且这些人事系统并不怎么好用,更新优化速度也很慢,有问题也得不到解答。后来在2017年下半年的时候,因为我们使用钉钉的缘故,我们知道了钉钉智能人事系统在内测,我就申请了内测资格开始尝试。”

  

  钉钉智能人事系统界面

  “刚开始的时候,钉钉智能人事系统也并不完善,只有一些简单的功能,但钉钉工作人员的响应非常快速,我们每次发现问题,提出优化点,几天后基本就能完善掉。给我们非常好的体验,后来就一直用来起来。我们慢慢停掉了其他人事系统的使用。” 熊鹿言表示。

  基于钉钉统一通讯的能力,智能人事和钉钉上的考勤、审批、日志、消息、任务、DING等数据全面打通,企业管理者可实时了解公司的各项指标。这无疑会让企业的沟通、协同更加简单、高效。这样避免了不同系统的切换,这也是钉钉智能人事优势所在。功能上,钉钉智能人事提供了HR日常工作涉及的多个模块,包括待办事项、入转调离、花名册、人事报表、员工关怀等功能。这套系统将HR从繁琐的人事流程中解放出来。

  

  钉钉智能人事系统待办事项

    “所以很长时间里,公司的HR都是只有我一个人,这很大程度上要得益于钉钉智能人事的助力。光入职这一块就节省了很多时间。以前办理一个员工的入职程序可能就需要3小时左右,员工需要手工填写表格,HR需要手工打字录入,一个上午录入不了几个人。并且碰到字迹不清的还需要二次确认,容易录错影响后面的流程。现在通过钉钉智能人事只要30分钟,效率提升500%。员工拿到Offer后,即使在外地,我可以发送一个入职前的注意事项给他,通过钉钉智能人事生成二维码,只要扫描便可学习,还可以填写个人资料,提交后,我作为管理员在手机和PC后台都可以收到,确认后便完成了员工的入职手续。同时,员工会被加入到公司的钉钉群里,这样便可很快开展工作。极大地节省了时间,也让HR有更多时间做员工关怀,企业文化等对企业发展更有价值的事情。 ”熊鹿言表示。

  钉钉智能人事还提供人事报表分析,让企业的管理者可以很快地了解到公司的员工构成,每个部门的入职和离职情况,快速优化人员的配置。传统的方式,管理者只有在每个月才有可能收到一次公司人员相关情况,信息严重滞后,无法满足公司业务和战略需求。

  通过钉钉智能人事的人事周报功能,企业管理者和HR可以随时随地了解每个部门的情况。还可以通过离职原因分析,及时发现团队问题以及关键人才的离职情况。并作出对于未来趋势的判断,基于系统的数据信息去判断,不再是被动的执行,而是主动去发现规律,提前进行人才的储备和布局,更好地服务于公司的发展。

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