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会博通:智能化证照管理系统,助力企业证照有序化

  所谓“证照”,就是指证件和执照的统称,运营一家企业需要办理营业执照、组织机构代码证、税务登记证、用工许可证等各类经营资格、资质证书以及与资质、资产相关的相关证件,这些证件我们都将其统称为“证照”,它们是企业身份的重要法律依据。

  随着企业的不断发展、公司规模的逐渐扩大,企业的相关证照会越来越多,证照的管理难度也就随之越来越大。就目前的企业证照管理现状而言,普遍还存在着管理人才缺失、保存不易、容易丢失、查阅不便等多种问题,主要可以归类为以下几个方面:

  ● 第一、证照类型多样,管理部门不统一,需要使用时难以寻找;

  ● 第二、许多证照扫描件在商务人员手上都有备份,使用安全难以得到保障;

  ● 第三、证照在使用过程中没有任何记录,如果出现遗失或损坏的情况难以追究责任;

  ● 第四、企业发展过程中的证照文件众多,关于证照的年审、延期、换证等情况人工难以管理;

  ● 第五、证照的申办、变更、年检等均无记录,无法查看证照历史,追本溯源。

  针对以上五类常见的证照管理状况,如何高效、有序的管理证照成为许多企业所面临的问题。为了能够安全保存管理、提高证照的使用效率、实现部门之间的协同办公,会博通为企业搭建了一个一体化的证照管理平台,可以实现智能化、有序化、标准化、数字化的管理企业证照文件。

  会博通证照管理平台,凭借对证照管理的丰富经验,让企业实现各类证照自定义管理分类、自定义证照属性、证照期限管理、便捷查询、标准化记录证照线上线下借还情况、全程跟踪、安全使用等平台价值,实现企业证照智能化管理模式。

  会博通证照管理平台通过将企业的纸质证照增加电子化档案,构建一个证照信息管理一体化的电子信息档案室,让企业证照信息能够有序存储,方便实时更新;并且后台能够凭借证照性质自定义分类,定义其属性,并自动生成条形码、二维码等唯一编码,便于借阅使用时的查找。

  同时,会博通证照管理平台进一步规范了证照借阅使用时的制度和流程,集证照查询、申请借用一体化,借阅者可使用纯线上、纯线下以及线上线下相结合等借还模式。同时,平台内搭载了支持关键字搜索、二次搜索或组合搜索条件的高级搜索功能,极具人性化,搜索证照快速且准确,避免了四处咨询而不得的情况,有效提高了证照的使用效率。还有平台能够准确记录证照借还信息,并且在证照上添加防扩散水印,对证照使用进行有效安全控制。

  此外,会博通证照管理平台还能实时监控证照期限,设置到期提醒,更直观地呈现出证照的期限、办理进度、借阅状态等动态,方便管理人员了解证照使用情况,提高企业证照在各环节的流通效率。

  会博通能够轻松实现证照管理的全面自动化、有序化管理以及证照的规范化应用,降低企业对证照管理人才的需求,实时跟踪证照动态,简化证照借阅管理流程,让企业在改革发展的过程中无后顾之忧,是企业实现智能化发展的一大迈步。


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