随着电子发票、电子合同的普及，越来越多的电子化文件需要归档存储。近期，在国家层面，国家档案局、财政部联合发文推动《会计档案管理办法》中关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知。在档案数字化大潮之下，纸质档案如何实现数字化管理？如何实现业务与档案一体化管理？电子会计档案如何有效实施落地？电子档案如何防篡改并可查可验？今天，我们有幸邀请到泛微·文书定数字化档案管理软件总经理陈驰来为我们详细介绍。
1.听说泛微今年发布了一个新产品：数字化档案管理软件·文书定。为什么要发布这样一款新产品？请简单介绍一下文书定的由来。
陈驰：大家好，非常荣幸在这里给大家介绍泛微·文书定相关的产品和服务。首先给大家介绍一下泛微，泛微成立于2001年，21年来我们始终专注为客户提供好用的数字化管理软件。泛微是上交所主板上市公司，同时也是国家规划布局内重点软件企业。目前在全国200+城市建立有运营中心，8000+专业服务团队，为60000+家中大型组织提供数字化服务。
在21年的发展历程中，我们发现客户有档案管理的需求。以前，档案管理更加关注的是基于传统载体的档案管理，比如纸质档案的数字化加工，纸质档案的收集和纸质归档等。
但随着企业数字化转型的不断深入，基于前端各类数字化平台如OA、合同管理、费控管理、人事管理等，在各类数字化业务场景中产生了大量的、有价值的、属于归档范围的电子文件，这些电子文件如何实现自动归档、如何深度利用，甚至如何实现单套制管理变成了企业更加关注的问题。于是我们就开始给客户进行了基于与数字化业务场景深入融合的数字档案管理平台的建设。
经过二十多年的发展，泛微的专项档案管理产品越来越成熟。如今，我们在档案管理方面，可以与各类业务场景深度融合，同时结合电子签名，助力客户实现全程业务电子化，实现单套制管理，助力档案工作数字化转型，真正实现档案资源数字化、档案管理信息化、档案服务知识化。所以在2022年初，泛微单独给档案管理专项命名为“泛微·文书定”，整合研发、销售、售前、实施团队，并形成一个独立的事业部。文书定产品的目标就是让数字化成果深度利用，可查可验。
2.文书定档案管理具体能管理什么类型的档案？
陈驰：从档案管理载体形式来分，文书定可以进行纸质档案数字化管理、纸电混合管理和电子档案单套制管理、数据文件管理、用户行为日志管理；从档案使用场景来分，文书定可以为客户提供党群类、行政工作类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、基建类、设备仪器类、会计档案、人事档案、特种载体档案等全门类的档案管理。
3.文书定档案管理软件有哪些核心功能点？
陈驰：文书定数字档案管理平台构建了档案收集、管理、保存、利用的全生命周期管理模式，通过流程驱动以及低代码建模平台，为各类组织提供全宗、全门类的档案管理模式。其主要有以下4大功能：
▪档案收集：为组织提供与前端业务系统，如OA、ERP、HRM、CRM等电子文件、数字化加工成果、离线数据包、手工录入的接收以及四性检测。
▪档案管理：支持对项目级、案卷级和一文一件的管理模式，可对档案进行格式转换、分类、编号、编目、挂接、鉴定、销毁、统计等管理业务。
▪档案保存：支持线上虚拟库房，可对档案进行装盒、上下架、盘点、温湿度监控以及电子档案长期保存等业务。
▪档案利用：支持全文检索、条件检索等多种检索模式，可对电子档案、实体档案进行借阅。电子档案还可实现在线预览、下载、打印等权限管理以及动态水印的功能。
目前文书定档案管理可以确保符合国家相关法律法规，备份归档后的档案可实现100%归档，3秒检索。档案文件防篡改、可第三方存证；可与业务系统集成，实现业务与档案一体化管理等功能。
4.目前这款产品适用于什么样的组织使用？
陈驰：文书定档案管理软件从组织和人群角度来看，是不分行业和角色的。我们提供包含金融、制造、房产、IT、连锁零售等在内的87个细分行业组织使用，档案管理软件也不仅仅是给到档案部和档案管理员使用，更多的是提供公司管理层、各部门、员工等全组织人员使用，我们不仅要求档案的规范存储，更强调档案利用，实现3秒可查可验。这跟市面面有些档案管理软件有一些不同。
从实际的客户反馈来看，近2年电子会计档案的建设要求更多一些。因为一方面有些公司要上市，务必要财务合规。从需求侧来看，员工这2年电子发票的报销更多，企业必须要实现电子发票的入账、归档、存储合规性工作，所以如果是电子会计档案，财务部和管理层使用人群相对较多一些。
5.跟市面上其他档案管理软件相比，文书定产品有什么核心特色吗？
陈驰：泛微·文书定数字化档案管理具有如下特色：
▪一平台全门类：在同一平台上进行综合档案、会计档案、人事档案、业务档案统一管理；
▪分级分权：对于集团型组织进行大集中管理，可实现“数据集中、物理隔离”的多全宗分级分权管控；
▪档案门户：构建了不同角色的门户，档案管理员、利用者、系统运维人员等多角色的门户展示；
▪预归档平台：将档案收集前置，可以按照业务场景、系统来源、组织来源等结构将元数据、电子文件进行收集，并不需要按照全宗、门类进行分类、整理；
▪集成引擎：档案来源于业务，需要与业务场景充分连接，集成引擎提供了强大的第三方异构系统无缝连接的能力，且可与泛微OA实现一体化管理；
▪流程引擎：档案全生命周期由流程进行连接与驱动，流程的灵活性显得十分重要；
▪电子签章：集成电子签章，保障电子档案防篡改；
▪移动引擎：为有移动需求的客户提供移动端的档案在手机上查阅、流程审批等，泛微具有强大的移动建模引擎平台来支撑客户移动端档案应用场景；
▪报表引擎：档案是组织重要的运营、生产、研发等数据，需要加以统计分析，文书定具有数据报表中心的模块，来支撑客户对报表灵活多样的需求；
▪低代码平台：组织需求必然会经常变化，可以通过低代码平台，随时支撑业务需求的不断优化、不断新增系统个性化功能应用。
6.随着电子发票的普及，目前企业最紧迫的任务是实现电子会计档案管理，泛微文书定针对电子会计档案有专项解决方案吗？请简要介绍一下电子会计档案的管理要点。
陈驰：在国家财务部、国家档案局79号令以及6号文的指导下，以及全面电票的趋势下，泛微·文书定提供了专项的电子会计档案解决方案，主要核心管理要点为：
▪收集整理自动化：对于费用报销系统、采购系统、合同系统、财务系统、银企直连、影像系统等业务系统中产生的凭证、单据、发票、银行回单、业务附件可进行在线收集，自动归档。
▪智能关联、自动成册：可根据多种业务字段，如：单据类型、编码、关键字、组合字段、自定义字段等维度匹配，实现凭证、单据、发票、回单等自动关联成册。
▪纸电混合管理：通过虚拟库房，可实现档案装盒、上下架、盘点等业务，实现线上、线下档案一一匹配。
▪档案关联查询、借阅：可通过凭证、单据、发票、回单等单个维度或多个组合维度，穿透查询，完整溯源业务场景。
7.我是一家传统的档案室，日常主要做的是档案库房管理，现在单位要求将传统的档案库房升级为数字化档案室，我应该怎么做？
陈驰：数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，需要档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。主要包括：
▪按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓励依托现有信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。
▪开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
▪严格遵循标准规范，全面进行传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件归档和电子档案管理，全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。
▪根据数字档案室建设要求，修订完善档案工作流程、文件材料以及声像（照片、录音、录像）电子文件归档范围和保管期限表，以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度。明确要求和权限，确保数字档案资源的规范管理，保证数字档案室运行顺畅。
▪加大人才建设力度，通过培训或引进人才，为数字档案室的建设和运行储备既通晓信息技术，又精通信息资源管理、知识管理的人才。
8.客户在选型档案管理软件时，你认为要关注哪些要点？另外要避免犯哪些常见错误？
陈驰：随着数字化转型的不断深入，客户对档案管理也提出更高的要求，在选择购买档案管理软件之前，先梳理以下几点：
▪是否对单位的业务场景充分了解：我们选择档案管理软件，核心是管理什么内容，什么数据。先聚焦核心场景进行档案管理，在满足核心场景后再延展到边缘场景。不要以为上一套软件上来就什么内容都进档案系统，结果发现使用下来问题很多。因为档案来源于业务，服务于业务，如组织对业务场景不清晰，则无法完整了解企业档案管理的全貌，无法清晰地了解收集保管范围以及保管期限。
▪系统是否可以提供试用机会：通过试用先体验对方的功能点，跟自己的需求是否匹配。或者安排厂家专人上门免费演示，把厂商的产品功能搞清楚再决定。
▪系统集成能力和延展性是否强大：档案软件是把它当做一套独立的软件，还是需要跟其它系统集成，让其它系统的数据最终要沉淀到档案软件中？刚开始使用时，需求比较少。但是到了后期很多人使用后，各个部门、领导的意见都集中过来了，如果软件不支持快速修改调整，后期的使用范围会减弱很多。
▪实施过程是否可以分期进行。整体的项目规划可以分期分步实施。先满足核心需求，再满足边缘需求，先简单后复杂。分步实施可以保证项目的成功率更高。
▪软件部署模式是SaaS模式还是本地私有化部署：这2种模式各有优劣，此处不做过多比较。如果是重要的数据资源，建议能支持本地私有化管理。
