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OA办公系统工作流应用案例四:分支流程

  做一件事情往往有很多种方式,但最简便、最快捷的方式却只有一种。所以对OA系统来说,最重要的工作并不是将企业现有的流程原封不动的搬到网上去,而是将现有的流程进行优化和简化。

  在流程管理的过程中,华天动力OA系统的客户遇到了这样的问题:
  新建项目首先需要部门经理和项目总监来例行审批,然后由项目总监根据项目情况从预先设置好的几个流程中选择一个进行流转,如何实现?

  很多文件首先需要流转到办公室,然后由办公室来选择下一步的办理流程,如何实现?

  这些问题的共同点是:流程前半段是固定的,流转到某个审批人后,由当前审批人根据情况从几个流程中选择一个继续流转。注意,当前审批人只是“选择”一个流程,并不需要他来创建流程。这就是华天动力OA系统中的分支流程。

  什么是分支流程呢?就是管理员设计一个包含多个分支的流程,当流程流转到分支节点的时候,如果分支节点满足多个跳转条件,却没有设置并发执行,那么会让用户选择其中的一个流程来执行,其他流程的人员将不参与审批,由此产生了分支流程。

  举个形象的例子,这就像一条河,流到了一个水库,水库设有一排阀门,值班员打开哪个阀门,河水就流向哪条水渠。

  下图是一个设计好的分支流程图:

  上述流程在经过“立项审批”之后,会弹出如下界面让当前审批者从预先设计好的流程中选择一个。

  应用场景
  金信集团决定规范文件发布流程,赵华威的想法是:起草人编写文件内容,直属领导进行预审,然后发给办公室,由办公室组织相关人员来会签确认后统一发布。

  为了减少重复工作、提升工作效率,行政总监李国庆决定在华天动力OA系统上设置一个文件发布的审批流程,统一进行文件发布的规范化管理,他让信息部经理姜程设置这个流程。

  姜程梳理了一下审批过程,认为这个流程由编写流程和会签流程组成,而且前者固定后者不固定,显然,重点在于几个会签流程的设置。

  姜程和李国天研究了一下,公司的文件无非行政、财务、人事、生产、营销五大类,所以设置五种类型的会签流程就可以了,每个流程中包含不同的人员。这样,就不必每次审批都要来重复选择会签人员了。具体使用哪个会签流程,由办公室主任根据文件类型来选择。

  姜程整理一下思路,向李国天描述了这个流程的使用方式:“起草人编写文件内容,然后发给直属领导审批,直属领导审批文件后统一汇总到办公室,这部分流程是固定的。然后办公室主任根据文件内容,从几个设置好的会签流程中选择一个对文件进行会签,这正是一个典型的分支流程。”

  李国天:“华天动力OA系统的流程设置还真灵活,很好,那就这样设置吧。”

  姜程:“那当然,华天动力OA系统的工作流管理是最好的,我马上就做。”

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