如果用户习惯使用样式来设置，那么多余的空行或空格还需要另行处理;如果用户习惯使用查找替换来处理，那么段落格式的调整可能又比较麻烦。这时候，用户完全可以使用“智能格式整理”工具来一次性进行整理。具体操作步骤如下：
步骤1 首先选择需要调整的文字范围，如第2行到文档末尾;
步骤2 选择“工具|文字工具|智能格式整理”菜单项，系统会自动按用户的要求进行调整，整理结果如图 3所示。
 |
| 图3 段落格式调整后的结果 |
智能地处理英文文章
通常情况下，英文文章是不需要在每段落的首行使用空格来进行缩进，如果用户习惯地在文章中添加了多个空格，可以通过“删除首行空格”的工具来一次性删除。
另外，用户希望将网页上的某些英文文章保存下来，以便于平时阅读，如果复制的文章中包含有多个连续空格(或者由于用户在编写英文文档时误输入了多个连续空格)，如图 4所示，用户如果想利用常规的方法(如查找替换)整理这样的文章就显得力不从心了。
 |
| 图4 存在多个连续空格的英文文章 |
